Правилами проставлення апостиля на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затверджених наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства юстиції України від 05 грудня 2003 року № 237/803/151/5, зареєстрованих у Міністерстві юстиції України 12 грудня 2003 року за № 1151/8472. передбачена процедура проставлення Міністерством юстиції України апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України. Під терміном «територіальні органи Міністерства юстиції України» слід розуміти відділи державної реєстрації актів цивільного стану територіальних органів Міністерства юстиції України, перелік яких визначено в додатку 1 Порядку  проставлення  проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України затверджених Наказом  Міністерства юстиції України 11.11.2015 № 2268/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 р. за № 1419/27864

Проставлення апостиля здійснюється за допомогою програмних засобів ведення електронного реєстру апостилів в такому порядку:

1) прийняття документів, формування та реєстрація заяви;

2) розгляд документів, поданих для проставлення апостиля;

3) проставлення апостиля, відмова у його проставленні;

4) видача документів за результатом розгляду заяви.

Проставлення апостиля, відмова у його проставленні здійснюються державною мовою, крім випадку, передбаченого пунктом 6 розділу ІІІ вищезазначеного  Порядку.

Проставлення апостиля, відмова в його проставленні здійснюються у строк до 2 робочих днів.

У разі необхідності отримання зразка підпису, відбитка печатки та/або штампа, а також здійснення перевірки документів про державну реєстрацію актів цивільного стану у випадках відсутності відомостей про них у Державному реєстрі актів цивільного стану громадян та/або виникнення сумніву щодо їх достовірності строк розгляду документів на проставлення апостиля може бути продовжено до 20 робочих днів.

За надання послуг з проставлення апостиля справляється плата у розмірах, визначених законодавством.

 Проставлення апостиля здійснюється за заявою будь-якої особи, яка подає відповідний документ, шляхом її особистого звернення до територіальних органів Міністерства юстиції України або надіслання заяви про проставлення апостиля поштовим зв’язком до Міністерства юстиції України чи його територіальних органів, крім випадку проставлення апостиля на виписці з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань (далі - виписка з Єдиного державного реєстру).

Поштовим зв’язком може бути надіслана заява про проставлення апостиля виключно з-за кордону та для проставлення апостиля на документах про державну реєстрацію актів цивільного стану. У разі коли заява про проставлення апостиля надійшла до Міністерства юстиції України, така заява направляється територіальному органу для її прийняття відповідно до цього Порядку.

Виписка з Єдиного державного реєстру для проставлення апостиля передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано таку виписку, до територіальних органів Міністерства юстиції України.

Посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує заяву, на якій заявник за умови відсутності зауважень до відомостей, зазначених у ній, проставляє власний підпис.

Після проставляння підпису така заява реєструється у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації.

У разі коли у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру, посадова особа територіального органу Міністерства юстиції України за допомогою програмних засобів ведення Реєстру формує відповідну заяву та реєструє її у Реєстрі із зазначенням дати і часу реєстрації. На сформованій заяві проставляння власного підпису заявником не здійснюється.

Для проставлення апостиля заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що посвідчує його особу, крім випадку, передбаченого відповідними Правилами та подає:

оригінал документа, на якому проставляється апостиль, або його копію, засвідчену в установленому порядку;

документ про оплату послуги з проставлення апостиля.

У разі коли заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, документ про таку оплату не подається. У такому випадку заявник пред’являє посадовій особі територіального органу Міністерства юстиції України документ, що підтверджує право на звільнення від сплати, з якого відповідною посадовою особою виготовляється копія та долучається до поданої заяви. У разі коли заява про проставлення апостиля у випадку, передбаченому абзацом другим пункту 1 цього розділу, надіслана поштовим зв’язком, копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, повинна бути засвідчена в установленому законодавством порядку.

У разі коли у випадку, передбаченому абзацом третім пункту 1 цього розділу, для проставлення апостиля передається виписка з Єдиного державного реєстру та заявник звільнений від оплати послуг з проставлення апостиля, копія документа, що підтверджує право на звільнення від сплати, виготовляється та передається державним реєстратором юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців та громадських формувань, яким сформовано відповідну виписку.

Заява формується та реєструється виключно за наявності документа про оплату послуги з проставлення апостиля, крім випадку, передбаченого абзацом четвертим цього пункту.

Для проставлення апостиля подаються окремі заяви для кожного виду документів, виданих органами юстиції, судами або оформлених нотаріусами України. Кількість таких документів, поданих разом із однією заявою, не обмежується.

У такому разі оплата послуги з проставлення апостиля здійснюється відповідно до кількості поданих разом із заявою документів.

Вартість послуги за проставлення апостилю.

Наказом Міністерства юстиції від 18 грудня 2003 року № 161/5 встановлено плату за надання послуг з проставлення апостиля на офіційних документах, що видаються органами юстиції, призначених для використання на території інших держав:

- для громадян України, іноземців та осіб без громадянства - 3 неоподатковувані мінімуми доходів громадян (51 грн. за 1 документ);

- для юридичних осіб - 5 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (85 грн. за 1 документ).

Від унесення плати звільняються інваліди 1-ої і 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадяни, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти у разі проставляння апостиля на документах, що стосуються безпосередньо цих громадян (наказ Міністерства юстиції «Про розмір та порядок оплати послуг з проставлення апостиля»  від 18 грудня 2003 року № 161/5, зареєстрований в Міністерстві юстиції 19 грудня 2003 року за №1197/8518).

            В пілотному проекті по впровадженню Електронного реєстру апостилю в Україні приймає участь Вознесенський міський відділ державної реєстрації актів цивільного стану територіальних управлінь юстиції у Миколаївській області (Миколаївська область, м. Вознесенськ, вул.Шевченко,37 в, телефон 05134 4-33-90), та інші відділи державної реєстрації актів цивільного стану  визначені додатком 1 Порядку    проставлення  апостиля  на офіційних документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України затверджених Наказом  Міністерства юстиції України 11.11.2015 № 2268/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 11 листопада 2015 р. за № 1419/27864.

Начальник Вознесенського

міського відділу державної

реєстрації актів цивільного

стану Головного територального

управління юстиції у Миколаївській

області                                                                                                                          Л.В.Махова