Законодавство передбачає персоніфікований облік відомостей, що використовуються для визначення права на пенсію кожної людини з урахуванням результатів її трудової діяльності. Здійснюється облік, як кожен громадянин та підприємство сплачують страхові внески, а також які права на пільгове пенсійне забезпечення має кожен працівник. Громадянин може змінювати місце роботи, працювати за сумісництвом, бути зареєстрованим як підприємець, але відомості про стаж, заробіток та страхові внески накопичуватимуться в єдиній обліковій картці. І на момент оформлення пенсії людині не потрібно буде приносити у Фонд відповідні довідки з усіх колишніх місць своєї роботи – дані, необхідні для призначення пенсії, буде забезпечено персоніфікованим обліком.

У централізованому банку даних на кожну застраховану особу відкривають електронну персональну облікову картку. У ній, починаючи з 2000 року, накопичуються всі дані про заробіток, сплачені страхові внески, а також відомості про стаж роботи з усіх місць роботи та інші дані, потрібні для правильного призначення пенсії. Звіти в систему персоніфікованого обліку подають роботодавці, особи, які працюють на спрощеній системі оподаткування, та самозайняті особи.

З 01.01.2011 року, із набуттям сили Закону України "Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування” створено Державний реєстр загальнообов’язкового державного соціального страхування. До нього увійшли реєстр страхувальників та реєстр застрахованих осіб.

На сьогодні в Державному реєстрі зберігається повна інформація про платника єдиного внеску, про сплачені страхові внески, про розмір заробітної плати й трудові угоди, інформація про лікарняні, про осіб, які перебувають у декретних відпустках чи проходять строкову службу тощо. Усі ці дані використовуються для призначення пенсій та соціальних виплат. Крім того, в Державний реєстр надходить інформація від державних реєстраторів, фондів загальнообов’язкового державного соціального страхування, органів державної податкової служби, державної служби зайнятості, установ, організацій та військових частин, а від Державного казначейства України – інформація про рух відповідних коштів.

Застрахована особа, звернувшись з паспортом та ідентифікаційним номером в органи Пенсійного фонду України за місцем проживання або за місцем реєстрації підприємства, може отримати дані про себе та всю інформацію із своєї особової картки. В такий спосіб застраховані особи можуть здійснювати контроль за страхувальниками, перешкоджаючи їм приховувати заробітну плату особи, не нараховувати та не сплачувати за неї страхові внески.

Дотримання принципу конфіденційності цієї інформації гарантовано статтею 23 Закону України "Про інформацію".  Інформація з Державного реєстру використовується виключно для потреб, визначених Законом України "Про загальнообов'язкове державне пенсійне страхування", а також за рішенням суду у випадках, передбачених законодавством.

Використання даних персоніфікованого обліку з іншою метою, особливо у ситуаціях, що можуть зашкодити застрахованій особі, абсолютно унеможливлено.